Træskibs Sammenslutingens formål er at fremme bevarelsen af ældre brugsfartøjer, herunder øge standarden for sømandskab, vedligeholdelse og sikkerhed ved fartøjernes brug samt medvirke til, at fartøjerne bevares under videst mulig hensyntagen til deres kulturhistoriske værdi. Foreningen har ca. 800 medlemmer, der i alt ejer ca. 350 fartøjer.
Opgaven
Kasserer Egon Hansen fortæller:
"I TS har vi både medlemmer og ikke-kontingentbetalende interessenter. Nogle af medlemmerne er ejere af ét eller flere skibe. Der opkræves og indbetales kontingent - et personligt kontingent pr. medlem, og hvis de er skibsejere, også et kontingent for skibet (skibene) baseret på skibets bruttotonnage. Har de betalt kontingent for skibet, skal de have tilsendt et kvitteringsmærke. Derudover skal offentlige medlemmer skal have elektronisk faktura.
Der udsendes medlemsblade til ind- og udland, hvor faktureringsadressen kan være en anden end leveringsadressen. Og endelig er der behov for at kunne arbejde med et betydeligt antal faste og fleksible lister, udtræk og rapporter.
Disse var kravene, da TS i 2002 besluttede, at det administrative arbejde skulle understøttes af en IT-baseret løsning. Markedet for forenings-systemer blev scannet, og 26 mulige systemer/leverandører var til vurdering. Ingen standardsystemer kunne understøtte kompleksiteten i opgaverne. Vi valgte SSV som udviklingshus, fordi de evnede at omsætte kravene til en forståelig kravspecifikation og sparre kvalificeret om løsningens funktionalitet - og så kunne de levere på kort tid til en konkurrencedygtig pris."
Løsningen
I samarbejde med anden kunde, der havde tilsvarende behov, udviklede SSV et medlemsstyringsprogram, der lagde særlig vægt på de specielle opkrævnings- og efterbehandlingsbehov.
SSV har gennem årene udviklet et stort bibliotek af komponenter, som vi benyttede os af til løsningen. Vi kunne derfor i løbet af relativ kort tid præsentere en effektiv løsning til en fornuftig pris. Undervejs i projektet udviklede vi en simpel og sikker måde at holde register over de mange fotografier af medlemmernes skibe. I tilgift blev der i programmet indbygget en nem og effektiv eksport af medlemsoplysninger og billeder til foreningens fartøjsliste på internettet.
Medlemsstyringen har gjort det nemt og hurtigt at løse de administrative opgaver i det frivillige sekretariat, og takket være den effektive løsning har foreningens kasserer indvilget i at fortsætte på sin post.
Læs også om vores standardprodukt: SSV-medlem
