Kunden
TIB Feriefond var en aktivitet under Forbundet Træ-Industri-Byg i Danmark (nu 3F). Fondens formål var at sikre medlemmerne mulighed for billig ferie. Fondens midler stammede fra uafhentede feriepenge. TIB Feriefond rådede over 11 feriehuse, som blev udlejet til forbundets medlemmer. Husene blev fordelt mellem medlemmerne ved lodtrækning baseret på anciennitet.
Opgaven
TIB rådede i forvejen over et ældre system udviklet til udlejning af firma-sommerhuse. Systemet blev ikke længere vedligeholdt og kunne ikke håndtere samtlige huse. Man savnede integration med forbundets medlemsdatabase og en enkel og sikker kommunikation med medlemmerne.
Løsningen
Løsningen bygger på den robuste og udviklingseffektive Oracle-database. Ved anvendelse af middletier-teknologi og en lokal applikation er skabt en hurtigtarbejdende løsning, der sikrer integration med forbundets medlemsdatabase og effektiv behandling af flow i forbindelse med udlejning.
Programmet tildeler ansøgerne lodtrækningsprioritet baseret på en række fordelingsregler og foretage automatisk lodtrækning, således at flest mulige får opfyldt deres 1. prioritet efter anciennitet.
En komprimeret oversigtskalender kan med farvemarkering uge for uge vise, om husene er udlejet. Fra kalenderen kan man med et klik se, hvem der er lejer i den pågældende periode eller iværksætte udlejningsprocedure, hvis huset er ledigt. Derudover kan programmet:
- udskrive vinderbreve, lejebevis, kørselsvejledning, inventarliste, lejerliste mv.
- opsamle ansøgninger indsendt via hjemmeside
- udskrive FI-kort med entydig identifikation til indbetaling af depositum og leje
håndtere tilbagebetaling af depositum mv.
Det nye program gav straks fra starten en betydelig lettelse i det daglige arbejde for de medarbejdere, der administrerede udlejningen af sommerhusene. Der blev tidligere brugt meget tid på at finde nye kandidater til feriehus, hvis den oprindelige vinder alligevel ikke ønskede at gøre brug af sin ret. Samtidig blev samspillet med bogholderiet effektiviseret væsentligt, bl.a. behøvede man ikke længere at skrive checks for at tilbagebetale depositum m.v.
