Hvornår er specialudvikling bedst?

Hvorfor vælge dyr specialudvikling, frem for standardprogrammer, med mange brugere, som har mange funktioner og hele tiden opdateres? Fordelen ved at vælge standard kan synes ret indlysende. Vi omgiver os jo med standardprodukter i alle andre sammenhænge. Vi går ned i supermarkedet og vælger mellem forskellige standardvarer, når vi handler, frem for at få det specialfremstillet hver gang vi skal bruge noget. Det giver god mening – det er billigt og effektivt.

Vi ved selvfølgelig godt at vi kan få noget i en helt anden kvalitet, der bare sidder bedre, hvis vi går til skrædder og får syet vores tøj – men prisen er også derefter.

Men når det gælder programmer og IT-løsninger, er valget ikke altid så indlysende som det forekommer. Jo, i rigtig mange tilfælde er det helt indlysende at bruge standardprogrammer. Det er de samme behov alle virksomheder og organisationer har – tekstbehandling til at skrive breve, regneark til at opstille et budget og lave beregninger, økonomiprogram til bogføring etc. Og der er rigtig meget vundet ved at vælge et standardprogram, som har mange brugere og er udviklet gennem mange år, fordi det også har en lang række specialfunktioner, der også dækker de mere avancerede behov – og også selvom det også kan en hel masse man aldrig nogensinde får brug for, så er det stadig billigere at købe et færdigt standardprogram med alle dets mange funktioner, frem for at udvikle noget til lige specielt ens egne behov.

Men nogle gange tipper det over. Nogle gange bliver standardprogrammet så stort og gaber over så meget, at det kræver så meget tilpasning, at det alligevel bliver dyrt i sidste ende. Eller også er ens behov så små og specialiseret at det bliver ret overkill med det store standardprogram. Hvis dit behov vitterligt kun er at du skal bruge et tekstbehandlingsprogram til at skrive breve, og du ved at du aldrig nogensinde kommer til at bruge det til andet, så er det måske lidt dyrt og lige i overkanten at købe en hel Office-pakke, selvom det er det alle de andre bruger, frem for en lille billig tekst-editor.

Det er dumt at betale for meget for sin IT. Det gælder uanset om det er standardprogrammer eller specialudvikling. Men ofte vælger man den dyre løsning, fordi man gerne vil kunne det hele. Man går funktions-amok, bare fordi man kan, man vi forudse alle fremtidige, mulige behov eller også vil man bare kunne, fordi det kan alle andre også. Og så vil man gerne have at det hele skal kunne integreres, fordi det er smart og rart at kunne. Men måske harmonerer den tid det reelt sparer, ikke så godt med de omkostninger der er ved de store forkromede integrerede systemer.

Målrettede behov

I SSV har vi en filosofi der hedder at programmer er gode til hyppigt forekommende tilbagevendende formål. Dvs. når man gør det samme ofte, igen og igen, er det rigtig smart at udvikle et computerprogram til at gøre det. Men hvis det er noget man kun gør meget sjældent, så er det måske både nemmer og meget billigere at gøre det manuelt eller håndholdt. Eller at bruge en indirekte løsning, frem for at udvikle noget nyt.

Vores mål er derfor at finde frem til lige præcis vores kunders behov, hverken mere eller mindre. Skære ind til benet, finde kernebehovet, og finde den optimale løsning til lige netop disse behov.

Alle kan lave en alenlang kravspecifikation. Det er nemt nok at brainstorme sig frem til massevis af gule sedler med ”det kunne da også være meget rart” og ”lige præcis den lille funktion har jeg også en gang haft brug for” og ”måske i fremtiden kunne være gøre sådan her” og ”jeg har hørt om nogen der havde et program der kunne” – og så skrive det hele ned på en lang liste. Men vi vil gerne finde frem til kernen, det helt centrale man har brug for. Det der giver mening at gøre på en nemmere måde for at lette det daglige arbejde og de arbejdsgange man gør igen og igen. Og så skære alt det andet fra.
Derfor kan specialudvikling nogle gange være en mindst lige så billig, og langt mere effektiv løsning.

Vores erfaring er at mange af de store administrative standardløsninger og ERP-systemer, er blevet så store og tunge, fordi de skal kunne opfylde ethvert behov, at de kræver så meget tilpasning til de enkelte virksomhed, at det nogle gange kan blive så omfattende, og lige så dyrt i konsulenttimer, som at udvikle en løsning der er skræddersyet til lige netop den enkelte virksomheds behov. Og at sammensætte sine IT-løsninger af forskellige stand alone-programmer, der opfylder hver sit behov, nogle gange kan være en mere effektiv løsning, end de store integrerede løsninger.

Alle virksomheder er forskellige, og har lige præcis deres marked, deres tilgang til markedet og deres unikke niche, der adskiller dem fra andre. Ellers ville de ikke kunne overleve som selvstændig virksomhed. Derfor har alle virksomheder både en række standardbehov, der er fælles med alle andre, og en række specialiserede behov. Vores styrke er at finde lige præcis de rette løsninger til disse specialiserede behov.

Fordele og ulemper ved specialudvikling

Vi mener helt klart at specialudvikling er bedst til nogle ting. Her er nogle bud:

  • Når man har et helt konkret behov knyttet særligt til ens forretningsområde
  • Til konkrete tilbagevendende handlinger, der ikke ligner dem alle andre har
  • Når ens behov er helt særlige og specielle
  • Når det at bruge standardprogrammer kræver for mange kompromisser og krumspring, og ikke giver den gevinst og effektivitet du havde håbet på
  • Når udgifterne til SAP/Dynamics-konsulenter løber løbsk
  • Når du har brug for hjælp fra nogle der kan sætte sig ind i lige præcis dine behov, kan forstå dem og analysere sig frem til den rette løsning.

Nogle gange vil det være standardprogrammer eller standardløsninger der er den bedste løsning. Fordi det ligger tæt op ad behov som mange andre har, og der er ingen grund til at opfinde den dybe tallerken. Andre gange vil det være specialudviklet programmer til lige præcis den eller de funktioner. Og igen kan det også være mellemløsninger, hvor man tager standardkomponenter fra andre programmer, og bygger videre og specialtilpasser dem til lige præcis de behov der er brug for. Nogle gange er det rigtig smart med integrerede løsninger, hvor hele fungerer sammen på tværs, andre gange er det nok at de enkelte programmer kan snakke sammen, udveksler data eller nemt kan indhente data fra et program til et andet, og nogle gange er behovet for at udveksle eller sammenkøre information så begrænset at det lige så godt kan gøres håndholdt eller helt ved siden af, et helt andet sted, f.eks. ved at sammenholde tal i et regneark.

Desktop-programmer vs. browserløsninger og data i skyen

Det kan være fristende at vælge web-løsninger, og have det hele i skyen. Det er blevet populært i mange administrative løsninger. Det er dog vores klare opfattelse at desktopprogrammer, dvs. programmer der er installeret på computeren, giver langt den bedste brugeroplevelse. Du kan bedre styre det der sker, frem for i en browserløsning. Om du har data liggende på selve computeren, på en server i kælderen eller i den såkaldte ”sky” (som i princippet bare er en server, der ligger lidt længere væk), er sådan set underordnet.

Vores anbefaling er derfor desktopløsninger. Hvor du har data liggende, er i princippet underordnet.  Vi er også gode til at få programmer til at snakke sammen og udveksle data – også med eksterne systemer. F.eks. er en af de store styrker ved vores feriepenge-løsninger, at de er koblet direkte op til Feriepengeinfos webinterface hos ATP, og kan udveksle data direkte.